Política de Privacidade

Tratamento de dados pessoais — LGPD

Versão: 1.0 · Vigência a partir de: 28.05.2026 · Última atualização: 28.05.2026

1. Quem somos e por que esta Política importa

A privacidade dos seus dados é prioridade central no APACopilot. Esta Política descreve, em linguagem clara e nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD), como coletamos, usamos, compartilhamos, armazenamos e protegemos os dados pessoais dos nossos Usuários.

Controlador dos dados:

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):

O APACopilot atua, em regra, como Controlador dos dados tratados em sua Plataforma, definindo finalidades e meios essenciais relacionados ao funcionamento, segurança, auditoria, suporte e evolução do serviço. Hospitais, clínicas, médicos e instituições contratantes podem atuar como Controladores autônomos quanto à relação assistencial, ao prontuário sob sua guarda e às decisões clínicas praticadas por seus profissionais. Em hipóteses específicas em que o APACopilot trate dados exclusivamente sob instruções documentadas da Instituição, a relação poderá ser disciplinada em instrumento próprio, inclusive DPA.

O canal de contato do Encarregado é publicamente disponibilizado nesta Política, conforme exigência da Resolução CD/ANPD nº 18/2024, sendo o canal aberto a titulares, à ANPD e a demais autoridades. O APACopilot deverá assegurar ao Encarregado condições mínimas de atuação, autonomia técnica, acesso às informações necessárias e ausência de conflito de interesses incompatível com a função.

2. A quem esta Política se aplica

Esta Política se aplica a todos que interagem com a Plataforma APACopilot, em especial:

• Pacientes que preenchem o formulário pré-anestésico;
• Médicos anestesistas e demais profissionais de saúde usuários da Plataforma;
• Administradores e prepostos de hospitais ou clínicas contratantes;
• Visitantes dos sites institucionais.

Quando o Paciente for menor de idade ou pessoa incapaz, o tratamento se dá com base no art. 14 da LGPD e somente mediante aceite e fornecimento de informações pelo responsável legal, no melhor interesse do menor ou incapaz.

3. Quais dados coletamos

3.1. Dados do Paciente

3.2. Dados do Médico

Nome completo, CPF, número de CRM e UF de inscrição, e-mail profissional, telefone, especialidade, assinatura digital ou certificado ICP-Brasil (quando aplicável), dados de registro e autenticação (incluindo histórico de acessos, dispositivos utilizados e dados de autenticação multifator).

3.3. Dados do Administrador / Instituição

Nome completo, CPF, e-mail corporativo, cargo, vínculo institucional, logs de acesso e ação.

3.4. Dados coletados automaticamente

• cookies funcionais, de preferência e analíticos (vide Cláusula 11);
• registros de acesso ao sistema (logs de auditoria), pelos prazos legais aplicáveis;
• dados técnicos de dispositivo, navegador e rede.

3.5. Dados que não coletamos

A Plataforma não solicita dados de pagamento do Paciente, dados bancários, geolocalização contínua nem dados biométricos para fins de identificação/autenticação. Caso o Paciente, Médico ou Instituição anexe documentos clínicos que contenham imagens, laudos ou outros elementos sensíveis, tais informações serão tratadas apenas para as finalidades assistenciais e documentais descritas nesta Política, observada a minimização sempre que tecnicamente viável.

4. Como coletamos os dados

a) Diretamente do titular, por meio do formulário do Paciente, do cadastro do Médico ou do Administrador; b) Automaticamente, durante o uso da Plataforma (logs, cookies, telemetria); c) De terceiros autorizados, em hipóteses específicas: Instituição que cadastra o Paciente; provedor de autenticação WorkOS (validação de identidade do Médico); integração futura com sistemas de informação hospitalar (HIS) mediante autorização contratual da Instituição e, quando exigível, consentimento do titular.

5. Por que tratamos seus dados (finalidades) e com qual base legal

Para dados pessoais sensíveis de saúde, o tratamento poderá se apoiar, conforme a finalidade e o agente envolvido, em: (i) consentimento específico e em destaque do titular ou de seu responsável legal (art. 11, I, LGPD), especialmente para o preenchimento do formulário e funcionalidades opcionais; (ii) tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária (art. 11, II, "f", LGPD); (iii) cumprimento de obrigação legal ou regulatória, inclusive guarda de prontuário e registros assistenciais (art. 7º, II, e art. 11, II, "a", LGPD, quando aplicável); e (iv) exercício regular de direitos, inclusive em contrato e processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI, e art. 11, II, "d", LGPD).

Tratamentos baseados em consentimento podem ser revogados a qualquer tempo, com efeitos para frente. A revogação não prejudica tratamentos já realizados de forma válida nem impede a continuidade de tratamentos necessários ao cumprimento de obrigação legal/regulatória, exercício regular de direitos, tutela da saúde por profissionais ou serviços de saúde e preservação do prontuário pelo prazo legal aplicável.

6. Com quem compartilhamos os dados

O compartilhamento ocorre apenas quando necessário ao cumprimento das finalidades acima, observados os princípios de minimização e finalidade.

6.1. Médicos e Instituições autorizados

Dados clínicos do Paciente são acessados pelos Médicos e Administradores da Instituição vinculada ao atendimento, em estrita observância à segregação técnica dos dados de cada Instituição implementada pela Plataforma. Em uso normal, não é tecnicamente possível que profissionais de uma Instituição acessem dados de pacientes de outra.

6.2. Operadores e suboperadores

Para operar a Plataforma, contamos com fornecedores que atuam como Operadores ou suboperadores sob nossas instruções documentadas (art. 39 da LGPD), com cláusulas contratuais de proteção, confidencialidade, segurança, minimização, limitação de finalidade, cooperação com direitos dos titulares, regras de subcontratação e, quando aplicável, mecanismos válidos de transferência internacional:

A lista de operadores/suboperadores é atualizada conforme contratações evoluem. O APACopilot preservará histórico razoável de versões e, quando uma alteração puder impactar substancialmente o tratamento de dados sensíveis ou a transferência internacional, adotará comunicação proporcional ao risco e ao tipo de contratação.

6.3. Transferência internacional

Parte do tratamento poderá ocorrer fora do território brasileiro, especialmente nos Estados Unidos da América, em razão do uso de provedores de nuvem, autenticação, mensageria, e-mail transacional, observabilidade e inteligência artificial empresarial. A LGPD aplica-se a essas operações quando envolver titulares localizados no Brasil, nos termos do art. 3º da LGPD. As transferências internacionais são realizadas em conformidade com os arts. 33 a 36 da LGPD e com a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, que aprovou o Regulamento de Transferência Internacional de Dados e as cláusulas-padrão contratuais brasileiras.

a) cláusulas-padrão contratuais brasileiras aprovadas pela Resolução CD/ANPD nº 19/2024, incorporadas aos instrumentos com operadores/importadores de dados sempre que aplicável; b) cláusulas contratuais específicas, normas corporativas globais ou outros mecanismos previstos no art. 33 da LGPD, quando cabíveis e juridicamente adequados; c) medidas de transparência em língua portuguesa sobre a forma, duração, finalidade, país de destino, responsabilidades dos agentes, medidas de segurança e direitos dos titulares relacionados à transferência internacional.

Para tratamento de dados pessoais sensíveis de saúde, exigimos contratualmente medidas reforçadas: criptografia em trânsito e em repouso, controle de acesso, segregação lógica, minimização, vedação ao uso para finalidades alheias, vedação de retenção ou retreinamento de modelos de IA com dados pessoais/sensíveis quando contratualmente aplicável, dever de confidencialidade e cooperação em incidentes e solicitações de titulares.

O APACopilot poderá evoluir sua arquitetura técnica, inclusive com migração parcial ou total de infraestrutura para provedores/localidades no Brasil, conforme critérios de segurança, disponibilidade, custo, maturidade técnica, exigências contratuais e evolução regulatória. A eventual alteração relevante será refletida nas versões futuras desta Política e, quando aplicável, nos contratos com instituições e profissionais.

6.4. Outras hipóteses de compartilhamento

• Autoridades públicas (ANPD, Ministério Público, Poder Judiciário, autoridade sanitária), mediante requisição legal;
• Empresas envolvidas em reorganização societária (fusão, aquisição, spin-off), com manutenção integral das obrigações desta Política;
• Consultores e profissionais externos (auditores, advogados, contadores) sob dever de sigilo equivalente.

6.5. Dados anonimizados, agregados e estatísticos

Dados pessoais de saúde e dados anonimizados. O APACopilot não vende, aluga, cede, licencia ou comercializa dados pessoais de saúde identificados ou identificáveis de Pacientes, Médicos ou Instituições. Essa vedação observa a natureza sensível dos dados de saúde, o regime de proteção reforçada previsto na LGPD, especialmente o art. 11, §4º, bem como os deveres de sigilo e confidencialidade aplicáveis às informações de saúde e ao prontuário médico.

Sem prejuízo do disposto acima, o APACopilot poderá gerar, utilizar e, quando aplicável, compartilhar ou explorar relatórios, indicadores, estatísticas, estudos, bases agregadas ou conjuntos de dados efetivamente anonimizados, desde que não permitam a identificação direta ou indireta dos titulares, individualmente ou em combinação com outras informações razoavelmente disponíveis. Para esses fins, serão observados os arts. 5º, III e XI, 12 e 16 da LGPD, segundo os quais dados anonimizados, quando não reversíveis por meios próprios ou por esforços razoáveis, não são considerados dados pessoais para fins da legislação de proteção de dados.

A utilização de dados anonimizados ou agregados poderá ocorrer para fins de melhoria da Plataforma, desenvolvimento tecnológico, segurança da informação, auditoria, pesquisa, validação, geração de indicadores, análise estatística, relatórios técnicos, científicos, operacionais ou comerciais, treinamento, teste e aprimoramento de funcionalidades, inclusive de inteligência artificial, sempre que compatível com a legislação aplicável e com as normas éticas e regulatórias do setor de saúde.

O APACopilot adotará medidas técnicas e organizacionais razoáveis para reduzir o risco de reidentificação, incluindo, quando aplicável, agregação, generalização, supressão, limitação de granularidade, controles de acesso, avaliação periódica de risco e vedação contratual de tentativa de reversão da anonimização. É proibido utilizar dados anonimizados ou derivados para reidentificar titulares, formar perfis individualizados, discriminar pacientes, médicos ou instituições, selecionar risco, direcionar publicidade individualizada em saúde, precificar atendimento ou tomar decisões que produzam efeitos sobre pessoa natural identificada ou identificável.

7. Por quanto tempo guardamos os dados (retenção)

Findo o prazo de retenção, os dados são eliminados ou anonimizados de forma irreversível, salvo se a manutenção for autorizada por base legal específica (art. 16, LGPD).

8. Direitos do titular

Você, titular dos dados, pode exercer, a qualquer tempo, os direitos previstos no art. 18 da LGPD:

Como exercer

Envie solicitação para contato@apacopilot.com.br informando: nome completo, número de protocolo (se houver) e o direito que pretende exercer.

Responderemos:

• Em até 15 (quinze) dias contados do recebimento, em relação aos pedidos de confirmação de existência e acesso aos dados, conforme art. 19, II, da LGPD — quando viável, em formato simplificado e imediato;
• Em prazo razoável quanto aos demais direitos do art. 18, observada a complexidade da solicitação, podendo ser prorrogado mediante justificativa expressa.

Para confirmação de identidade, poderemos solicitar informações adicionais. Os dados fornecidos para esta validação são tratados exclusivamente para tal finalidade.

Quando podemos negar

Em casos excepcionais previstos em lei — por exemplo, quando o atendimento ao pedido prejudicar o cumprimento de obrigação de guarda de prontuário, comprometer a saúde do titular ou prejudicar direitos de terceiros —, justificaremos a negativa por escrito e indicaremos as bases legais aplicáveis.

9. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas razoáveis e compatíveis com o estado da arte, incluindo:

• Criptografia da comunicação entre o seu dispositivo e nossos servidores, com protocolos atualizados;
• Criptografia em repouso dos dados sensíveis armazenados, com chaves de acesso segregadas; o CPF é armazenado de forma transformada (hash) e adicionalmente criptografada, nunca em texto plano;
• Segregação técnica dos dados de cada Instituição, com validação obrigatória em cada operação;
• Autenticação multifator (login com mais de uma forma de verificação) para profissionais;
• Controle de acesso baseado em perfis e papéis dos usuários;
• Trilhas de auditoria com registro de acessos, edições e exportações de dados sensíveis;
• Eliminação lógica (preservando o registro para fins legais) — sem exclusão definitiva irrestrita;
• Cópias de segurança com retenção de 90 dias e testes periódicos de restauração;
• Monitoramento de incidentes e tentativas de acesso não autorizado;
• Plano de Resposta a Incidentes com notificação à ANPD e aos titulares afetados no prazo de 3 (três) dias úteis contados do conhecimento de incidente que possa acarretar risco ou dano relevante, conforme art. 48 da LGPD e Resolução CD/ANPD nº 15/2024, utilizando o formulário próprio da ANPD;
• Treinamento periódico do time interno;
• Revisões de segurança e pentest quando aplicável.

Apesar de nossos esforços, nenhuma medida elimina por completo o risco de incidentes. Em caso de incidente que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos ANPD e titulares afetados na forma da lei.

10. Decisões automatizadas e inteligência artificial

A Plataforma realiza tratamentos automatizados e/ou apoiados por regras e inteligência artificial para auxiliar a organização e documentação da Consulta Pré-Anestésica, incluindo:

• apresentar sugestão preliminar de classificação ASA, sujeita à revisão e definição final pelo Médico;
• sinalizar potenciais red flags clínicos e pontos de atenção a serem avaliados pelo Médico;
• identificar inconsistências, lacunas ou respostas potencialmente incompatíveis para conferência humana;
• auxiliar a composição de minuta/estrutura de Nota de APA, que somente deve ser considerada final após validação e assinatura pelo Médico responsável;
• processar, com auxílio de inteligência artificial generativa (atualmente Google Gemini, em modalidade empresarial), documentos e exames anexados pelo Paciente, quando essa funcionalidade estiver disponível e for utilizada no fluxo, sempre com finalidade de apoio e revisão humana obrigatória.

Em relação ao uso de IA generativa, contratualmente exigimos do fornecedor:

a) não retenção dos dados após o processamento; b) não utilização dos dados para treinamento ou reaprimoramento de modelos; c) processamento em ambiente segregado e segurança compatível com dados sensíveis de saúde.

Essas sugestões e processamentos não substituem o juízo clínico: a Plataforma não realiza decisão clínica autônoma, não emite diagnóstico, não prescreve condutas, não define plano anestésico e não libera ou contraindica procedimento. Toda decisão final é humana e cabe ao Médico responsável. Você tem direito a solicitar revisão por pessoa natural de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, nos termos do art. 20 da LGPD, pelo canal contato@apacopilot.com.br.

11. Cookies e tecnologias semelhantes

A Plataforma utiliza cookies essenciais (autenticação, sessão, preferência de idioma) e poderá utilizar cookies analíticos para entender uso agregado e melhorar a experiência. O consentimento será solicitado por banner no primeiro acesso, com possibilidade de gerenciamento de preferências.

12. Dados de crianças e adolescentes

Quando a APA envolver paciente menor de 18 anos ou pessoa incapaz, o tratamento será realizado somente mediante consentimento específico e em destaque do responsável legal, em conformidade com o art. 14 da LGPD, e exclusivamente no melhor interesse do menor ou incapaz.

13. Atualizações desta Política

Esta Política pode ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, técnicas, operacionais, comerciais, de segurança, de privacidade ou de funcionalidades da Plataforma. Toda alteração:

a) será publicada nesta página com nova data de vigência; b) será comunicada por e-mail e/ou banner quando relevante para os direitos do titular; c) não retroagirá para piorar a posição do titular sem nova base legal aplicável.

O histórico de versões está disponível mediante solicitação.

14. Como falar conosco

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO):

Você também pode contatar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) caso entenda que seus direitos não foram adequadamente atendidos: https://www.gov.br/anpd.

Esta Política reflete nosso compromisso com a transparência, a privacidade e a proteção de dados em saúde.